01
A cosa si applica
Questa informativa descrive i trattamenti svolti tramite Polaris Leads, l’app collegata ai servizi Meta e WhatsApp che Polaris Partner S.r.l. usa per gestire il percorso commerciale e il customer care di sityweb.
Si applica quando compili un modulo istantaneo collegato a una nostra inserzione, ci scrivi o ricevi messaggi tramite WhatsApp, chiedi una prima bozza gratuita, diventi cliente oppure contatti l’assistenza per il tuo sito. Integra la Privacy Policy generale di sityweb, che resta applicabile al sito, all’area clienti e agli altri servizi.
02
Quali dati trattiamo
Dati del modulo Meta
Nome, nome dell’attività, numero WhatsApp, email, risposte alle domande del modulo e altre informazioni che scegli di inserire. Il campo relativo all’azienda può contenere testo libero e viene trattato come dichiarato da te, finché non ne verifichiamo l’esattezza.
Dati della campagna
Identificativi del lead, del modulo, della Pagina, dell’inserzione e della campagna, provenienza della richiesta, data e ora e, quando disponibili, le informazioni sul consenso raccolte da Meta.
Conversazioni WhatsApp
Numero di telefono, nome profilo, messaggi ricevuti e inviati, risposte, eventuali allegati o contenuti multimediali, data e ora, stato di invio, consegna e lettura e identificativi tecnici della conversazione.
Informazioni pubbliche sull’attività
Ragione o nome commerciale, settore, area geografica, sito, profili social, recapiti professionali e contenuti pubblicamente accessibili, insieme alle fonti consultate e al livello di affidabilità attribuito.
Dati operativi del CRM
Stato del contatto, operatore assegnato, riepiloghi, note interne, attività proposte o svolte, testo e orario delle azioni, approvazioni, modifiche, follow-up e cronologia dei passaggi rilevanti.
Dati tecnici e di sicurezza
Log delle chiamate API e dei webhook, esiti di elaborazione, indirizzi IP quando presenti nei sistemi coinvolti, errori, eventi di sicurezza e altri dati necessari a mantenere il servizio affidabile.
03
Da dove arrivano
I dati possono provenire:
- direttamente da te, tramite moduli Meta, WhatsApp, email, telefono o area clienti;
- da Meta Platforms e WhatsApp, quando ci inoltrano lead, messaggi e aggiornamenti tecnici relativi ai servizi collegati;
- da fonti pubblicamente accessibili online, consultate per comprendere l’attività e preparare una proposta pertinente;
- dagli operatori sityweb, che aggiungono note, verificano informazioni e registrano le attività svolte;
- dai nostri sistemi, che generano identificativi, log, stati e riepiloghi operativi.
Se l’identità online è incerta o le fonti non sono sufficienti, non assumiamo che un risultato appartenga a te: chiediamo direttamente maggiori informazioni prima di usarlo per preparare la proposta.
04
Perché li trattiamo
Gestire la richiesta
Ricevere il lead, identificare l’attività, rispondere alle domande, richiedere le informazioni mancanti e preparare una prima proposta o bozza gratuita. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato.
Proseguire il contatto commerciale
Inviare la preview, raccogliere osservazioni e fare follow-up misurati e pertinenti alla richiesta iniziale. Ci basiamo sulle misure precontrattuali e, dove applicabile, sul nostro legittimo interesse a dare seguito alla richiesta; puoi opporti in qualsiasi momento.
Fornire servizio e assistenza
Dopo l’attivazione, gestire l’account, rispondere a dubbi e richieste e organizzare le modifiche del sito. La base giuridica è l’esecuzione del contratto e delle attività collegate.
Organizzare e migliorare il lavoro
Assegnare operatori, pianificare attività, mantenere una cronologia, produrre statistiche aggregate e migliorare qualità e coerenza del servizio. La base giuridica è il legittimo interesse a organizzare e migliorare l’attività, nel rispetto dei diritti degli interessati.
Proteggere il servizio
Prevenire abusi, diagnosticare problemi, dimostrare le attività svolte e tutelare sistemi, utenti e diritti. Ci basiamo sul legittimo interesse e, quando necessario, sugli obblighi di legge.
La compilazione di un modulo non comporta l’iscrizione automatica a una newsletter. Eventuali comunicazioni promozionali ulteriori vengono gestite secondo le basi giuridiche e le scelte richieste dalla normativa.
05
Come usiamo l’AI
Strumenti di intelligenza artificiale possono aiutarci a cercare e ordinare informazioni pubbliche sull’attività, valutarne la sufficienza, classificare un messaggio, aggiornare un breve riepilogo, preparare una bozza di risposta o di sito e proporre il momento più adatto per un’azione.
Il sistema può produrre annotazioni interne, inferenze e indicatori di affidabilità. Questi elementi sono strumenti di supporto e possono essere incompleti o inesatti: gli operatori possono correggerli e non vengono presentati come fatti certi senza verifica.
Controllo umano
Alla data di questa informativa, messaggi in uscita, bozze e azioni operative vengono sottoposti all’approvazione o alla modifica di un operatore prima dell’esecuzione. Non adottiamo decisioni unicamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi sulla persona ai sensi dell’articolo 22 GDPR.
06
Meta e WhatsApp
Polaris Leads usa le API messe a disposizione da Meta e dalla WhatsApp Business Platform. Questo consente di ricevere le richieste provenienti dalle inserzioni, leggere i messaggi indirizzati al nostro numero business, rispondere, inviare modelli di messaggio approvati quando richiesto e registrare gli stati tecnici della consegna.
Per mantenere completa la cronologia, possono essere sincronizzati anche i messaggi inviati manualmente tramite l’app WhatsApp Business o dispositivi collegati, quando la funzione è disponibile. Le modalità con cui Meta e WhatsApp trattano i dati nei propri servizi sono disciplinate anche dalle rispettive informative e condizioni.
Puoi chiederci in qualsiasi momento di non ricevere ulteriori contatti commerciali, anche rispondendo nella conversazione WhatsApp. Le comunicazioni indispensabili per un contratto o una richiesta di assistenza possono continuare nei limiti necessari.
07
Chi può ricevere i dati
I dati sono accessibili al personale e ai collaboratori autorizzati di Polaris Partner S.r.l. e, limitatamente alle rispettive funzioni, alle seguenti categorie di fornitori e destinatari:
- Meta Platforms e WhatsApp, per moduli Lead Ads, messaggistica e servizi business collegati;
- infrastruttura e hosting, incluso Hetzner, per applicazioni, database, file e backup;
- fornitori di servizi AI, inclusi OpenAI e Anthropic in base alla funzione effettivamente utilizzata;
- comunicazioni e servizi tecnici, quando necessari per email, notifiche, sicurezza e funzionamento della piattaforma;
- consulenti e autorità, quando necessario per obblighi di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto.
Questi soggetti ricevono soltanto i dati necessari e operano, a seconda dei casi, come responsabili del trattamento o autonomi titolari secondo la normativa applicabile.
08
Trasferimenti fuori dallo SEE
L’infrastruttura principale di sityweb è ospitata nell’Unione europea. Alcuni fornitori internazionali possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi utilizziamo gli strumenti previsti dal GDPR, come decisioni di adeguatezza, Data Privacy Framework UE-USA quando applicabile, clausole contrattuali standard e misure ulteriori adeguate al rischio.
Per informazioni sulle garanzie applicate a uno specifico trasferimento puoi scrivere a ciao@sityweb.it.
09
Per quanto tempo
Lead che non diventano clienti
Per il tempo necessario a seguire la richiesta e, normalmente, non oltre 12 mesi dall’ultima interazione pertinente, salvo opposizione precedente o necessità di tutela di un diritto.
Clienti e assistenza
Per la durata del rapporto e successivamente per gli obblighi di legge, la gestione di contestazioni e i tempi tecnici di cancellazione.
Dati amministrativi
Per i termini imposti dalla legge, normalmente 10 anni per i documenti contabili e fiscali, salvo esigenze di difesa più lunghe.
Log e copie di sicurezza
I log sono conservati per periodi brevi e proporzionati alla sicurezza. Le copie nei backup vengono eliminate con il ciclo ordinario di rotazione, attualmente di 14 giorni.
Le statistiche rese anonime in modo irreversibile non sono più dati personali e possono essere conservate più a lungo.
10
I tuoi diritti
Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei dati, oppure opporti al trattamento. Se un trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza compromettere la liceità del trattamento già svolto.
Puoi inoltre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente del Paese in cui vivi o lavori.
11
Come chiedere la cancellazione
Puoi richiedere la cancellazione dei dati trattati tramite Polaris Leads in qualsiasi momento. Non serve accedere a un account.
- Scrivi a ciao@sityweb.it usando come oggetto “Cancellazione dati Polaris Leads”.
- Indica il numero WhatsApp o l’email usati nella richiesta e le sole informazioni necessarie a individuare i dati.
- Ti confermeremo la presa in carico. Se necessario, potremo chiedere una verifica proporzionata dell’identità per evitare cancellazioni richieste da persone non autorizzate.
Cancelleremo o renderemo anonimi i dati dai sistemi attivi, salvo quelli che dobbiamo conservare per legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto. Le copie residue nei backup scadono con la normale rotazione, attualmente entro 14 giorni. Rispondiamo normalmente entro un mese, salvo i casi di proroga consentiti dalla normativa.
La rimozione dell’app dalle impostazioni Meta può interrompere futuri accessi, ma non sostituisce necessariamente la richiesta di cancellazione dei dati già ricevuti: per questo resta sempre disponibile il contatto sopra indicato.
Richiedi la cancellazione12
Sicurezza e aggiornamenti
Adottiamo misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui connessioni cifrate, controllo degli accessi, separazione dei ruoli, protezioni anti-abuso, gestione protetta delle credenziali e backup con rotazione. Nessun sistema elimina ogni rischio, ma lavoriamo per prevenirlo, rilevarlo e gestirlo.
Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano le funzioni dell’app, i fornitori o la normativa. La versione corrente sarà sempre pubblicata a questo indirizzo con la data di aggiornamento.
Per domande sulla privacy o sul trattamento svolto da Polaris Leads, scrivi a ciao@sityweb.it.